รูปแบบไฟล์ที่รองรับ
ระบบรองรับไฟล์ 3 รูปแบบ:.xlsx— Microsoft Excel (แนะนำ).xls— Microsoft Excel รุ่นเก่า.csv— Comma-Separated Values
หากใช้ไฟล์รูปแบบอื่น ระบบจะแสดงข้อความ “รองรับเฉพาะไฟล์ .xlsx, .xls หรือ .csv เท่านั้น”
ส่งออกข้อมูล (export)
คุณสามารถส่งออกข้อมูลที่มีอยู่ในระบบเป็นไฟล์ Excel ได้จากทุกหน้าจัดการข้อมูลชื่อไฟล์ที่ส่งออก
| ข้อมูล | ชื่อไฟล์ |
|---|---|
| ครู | ผู้สอน.xlsx |
| นักเรียน | นักเรียน.xlsx |
| ห้องเรียน | ห้องเรียน.xlsx |
| วิชา | วิชาเรียน.xlsx |
ไฟล์ที่ส่งออกจะรวมข้อมูล custom fields ที่คุณเพิ่มไว้ด้วย โดยใช้ชื่อฟิลด์เป็นหัวคอลัมน์
ดาวน์โหลดแม่แบบ (template)
หากคุณต้องการเตรียมข้อมูลสำหรับนำเข้า แนะนำให้ดาวน์โหลดแม่แบบก่อน เพื่อให้ได้ไฟล์ Excel ที่มีหัวคอลัมน์ถูกต้องตามที่ระบบต้องการ คลิกปุ่ม ดาวน์โหลดแม่แบบ ในแถบเครื่องมือ ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์ Excel เปล่าที่มีเฉพาะแถวหัวคอลัมน์ชื่อไฟล์แม่แบบ
| ข้อมูล | ชื่อไฟล์ |
|---|---|
| ครู | แม่แบบผู้สอน.xlsx |
| นักเรียน | แม่แบบนักเรียน.xlsx |
| ห้องเรียน | แม่แบบห้องเรียน.xlsx |
| วิชา | แม่แบบวิชาเรียน.xlsx |
นำเข้าข้อมูล (import)
เตรียมไฟล์ Excel
เตรียมไฟล์ Excel ที่มีหัวคอลัมน์ตรงกับที่ระบบกำหนด (ดูรายละเอียดหัวคอลัมน์ด้านล่าง) คุณสามารถใช้แม่แบบที่ดาวน์โหลดมาเป็นจุดเริ่มต้นได้
ตรวจสอบตัวอย่าง
ระบบจะอ่านไฟล์และแสดงตัวอย่างข้อมูลให้คุณตรวจสอบก่อนนำเข้า ตรวจดูว่าข้อมูลแสดงถูกต้องตามที่คาดหวัง
เลือกโหมดนำเข้า
เลือกโหมดการนำเข้า:
- เพิ่มต่อ (append) — เพิ่มข้อมูลใหม่ต่อจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่ ลำดับจะต่อจากรายการสุดท้าย
- แทนที่ทั้งหมด (replace) — ลบข้อมูลเดิมทั้งหมดแล้วใช้ข้อมูลจากไฟล์แทน
โหมด แทนที่ทั้งหมด จะลบข้อมูลเดิมทั้งหมดก่อนนำเข้า ข้อมูลที่ถูกลบไม่สามารถกู้คืนได้ กรุณาส่งออกข้อมูลเดิมเก็บไว้ก่อนหากยังต้องการ
หัวคอลัมน์ที่ต้องมี
ระบบใช้ชื่อหัวคอลัมน์ภาษาไทยในการจับคู่ข้อมูล ชื่อคอลัมน์ต้องตรงกับที่กำหนด (ระบบจะ trim ช่องว่างหน้า-หลังให้อัตโนมัติ)- ครู
- นักเรียน
- ห้องเรียน
- วิชา
| คอลัมน์ | คำอธิบาย | บังคับตรวจสอบ |
|---|---|---|
รหัสครู | รหัสประจำตัว | หัวคอลัมน์ต้องมี |
คำนำหน้า | เช่น นาย, นาง | หัวคอลัมน์ต้องมี |
ชื่อ | ชื่อจริง | หัวคอลัมน์ต้องมี, ค่าต้องไม่ว่าง |
นามสกุล | นามสกุล | หัวคอลัมน์ต้องมี, ค่าต้องไม่ว่าง |
หมวด/ฝ่าย | กลุ่มสาระ | หัวคอลัมน์ต้องมี, ค่าต้องไม่ว่าง |
หากแถวใดไม่มีทั้ง รหัสครู และ ชื่อ จะถูกข้ามไป แถวที่ขาดข้อมูลชื่อ/นามสกุล/หมวดฝ่ายจะแสดงข้อผิดพลาดให้แก้ไขก่อนนำเข้า
การจัดการ custom fields ใน Excel
หากคุณเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติม (custom fields) ไว้ในระบบ ฟิลด์เหล่านั้นจะถูกรวมอยู่ในไฟล์ Excel ทั้งตอนส่งออกและแม่แบบส่งออก
คอลัมน์ของ custom fields จะอยู่ต่อจากคอลัมน์พื้นฐาน โดยใช้ ชื่อฟิลด์ ที่คุณตั้งไว้เป็นหัวคอลัมน์นำเข้า
เมื่อนำเข้าไฟล์ Excel ระบบจะจับคู่คอลัมน์กับ custom fields โดยเปรียบเทียบชื่อหัวคอลัมน์กับชื่อฟิลด์- ฟิลด์ประเภท ข้อความ (
text) — ค่าจะถูกเก็บเป็นข้อความ - ฟิลด์ประเภท ตัวเลข (
number) — ค่าจะถูกแปลงเป็นตัวเลข - ฟิลด์ประเภท ตัวเลือก (
select) — ค่าจะถูกเก็บเป็นข้อความ และค่าที่ไม่อยู่ในรายการตัวเลือกเดิมจะถูกเพิ่มเข้ารายการตัวเลือกโดยอัตโนมัติ
หากคอลัมน์ในไฟล์ไม่ตรงกับ custom field ใดเลย คอลัมน์นั้นจะถูกข้ามไป ไม่ทำให้เกิดข้อผิดพลาด
การอัปเดตตัวเลือก dropdown เมื่อนำเข้า
สำหรับข้อมูลครู ระบบจะจัดการตัวเลือก dropdown อัตโนมัติเมื่อนำเข้า:- โหมดเพิ่มต่อ (append)
- โหมดแทนที่ (replace)
ค่า คำนำหน้า และ หมวด/ฝ่าย ที่ยังไม่มีในรายการตัวเลือกเดิม จะถูกเพิ่มเข้ารายการตัวเลือกโดยอัตโนมัติตัวอย่าง: หากรายการคำนำหน้าเดิมมี
นาย, นาง, นางสาว และในไฟล์มี ดร. ระบบจะเพิ่ม ดร. เข้าไปในรายการตัวเลือกเคล็ดลับการเตรียมไฟล์
ใช้แม่แบบเป็นจุดเริ่มต้น
ดาวน์โหลดแม่แบบก่อนทุกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าชื่อหัวคอลัมน์ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อคุณมี custom fields
ตรวจสอบข้อมูลบังคับ
สำหรับข้อมูลครู ตรวจสอบว่าทุกแถวมี ชื่อ, นามสกุล และ หมวด/ฝ่าย ไม่เว้นว่าง มิฉะนั้นระบบจะแจ้งข้อผิดพลาดและระบุหมายเลขแถวที่มีปัญหา
ระวังช่องว่างในหัวคอลัมน์
ระบบจะ trim ช่องว่างหน้า-หลังของหัวคอลัมน์ให้อัตโนมัติ แต่ชื่อคอลัมน์ต้องสะกดให้ตรงกับที่ระบบกำหนด
ข้อจำกัด
- ระบบอ่านข้อมูลจาก Sheet แรก ของไฟล์ Excel เท่านั้น
- แถวที่ไม่มีข้อมูลในฟิลด์หลัก (เช่น รหัสและชื่อทั้งคู่ว่าง) จะถูกข้ามไปโดยอัตโนมัติ
- หัวคอลัมน์ต้องอยู่ที่ แถวแรก ของ Sheet